๒.๑จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล(e-mail)
จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ อีเมล
คือวิธีการติดต่อสื่อสารด้วยตัวหนังสือโดยการส่งข้อมูลในรูปของสัญญาณข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์แทนการส่งจดหมายแบบกระดาษ
อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นได้ทั้งจากคน๑คน สู่คนอีก๑คน และจากคน๑คนสู่คนอีกหลายคน
ดังนั้น รูปแบบและเนื้อหาของข้อความที่สื่อสารจึงมีทั้งความเป็นส่วนตัว
เรื่องส่วนบุคคล และเรื่องสาธารณะ
ผู้ที่จะส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
หรืออีเมลจะต้องมีที่อยู่ในอินเทอร์เน็ตหรือเรียกทับศัพท์ว่าอีเมลแอดเดรส (E-mail address) ซึ่งเป็นทีอยู่หรือการบอกตำแหน่งของผู้ส่งและผู้รับว่าอยู่ที่ไหนเช่น
bpim@hotmail.com โดยอีเมลแอดเดรส
จะประกอบด้วย ส่วนสำคัญดังนี้
-ชื่อบัญชีสมาชิกของผู้ใช้เรียกว่า user name อาจให้ชื่อจริง
ชื่อเล่น หรือชื่อองค์กร ก็ได้
-เครื่องหมาย@
(at sign) เป็นที่อยู่ของอินเทอร์เน็ตเซิร์ฟเวอร์ที่ผู้ใช้
ต้องสมัครเป็นสมาชิกอยู่
-รหัส บอกประเภทขององค์กร
สำหรับสหัสที่บอกประเภทขององค์กรที่ปรากฏในปัจจุบัน
เช่น .co.th โดยที่ .co หมายถึง commercial เป็นบริการเกี่ยวกับการค้า
ส่วน.th หมายถึง Thailand อยู่ในประเทศ
นอกจากนี้ยังมีรหัสอื่นๆ สำหรับบอกประเภทขององค์กร ได้แก่
.com = commercial หมายถึง บริการด้านการศึกษา
.edu = education หมายถึง สถานศึกษา
.org = organization หมายถึง องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร
.gov = government หมายถึง หน่วยงานรัฐบาล
.net = network หมายถึง หน่วยงานบริการเครือข่าย
เว็บไซต์ที่ใช้รหัสบอกประเภทองค์กรต่างๆ
ได้แก่
www.hotmail.com, www.xoopsthai.net, www.mitclub.net
www.pir.org, www.chumbhot-pantip.org
www.thaigov.net
www.chla.ac.th
๑)แนวทางการใช้งานจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
ผู้เขียนสามารถทำได้หลายวิธี เช่น พิมพ์ข้อความต่างๆ ลงไปในกล่องข้อความ
หรือแนบเอกสารเพิ่มเติมลงไป ทั้งนี้มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้
๑.ผู้เขียนจะต้องพิมพ์อีเมลแอดเดรสของผู้ที่เราจะส่งไปถึงในช่องสำหรับผู้รับ
๒.กรณีที่ต้องการจะส่งอีเมลไปหาหลายๆคนในเวลาเดียวกันให้พิมพ์อีเมลแอดเดรสของคนเหล่านั้นในช่อง
Cc: (Carbon Copy) คั่นด้วยเครื่องหมายเซมิโคลอน
(;) จนครบตามจำนวนที่ต้องการ
๓.พิมพ์ข้อความที่เป็นหัวเรื่องในช่อง
Subject ไม่ควรส่งอีเมลแบบไม่มีชื่อเรื่องไป
๔.พิมพ์ข้อความที่ต้องการส่งไปเมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จแล้วสามารถส่งอีเมลได้ทันทีโดยคลิกที่ปุ่ม
send ทั้งนี้จะต้องมีการเชื่อมต่อสัญญาณอินเทอร์เน็ตเรียบร้อยแล้ว
๕.หากต้องการส่งข้อความอื่นๆที่มีขนาดยาวหรือมีภาพประกอบซึ่งทำจากโปรแกรมวาดภาพ
ก็สามารถส่งไปพร้อมกับอีเมลได้โดยใช้วิธีการแนบไฟล์ คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Attach ไปกับอีเมล
–To หมายถึง
ผู้รับซึ่งผู้เขียนต้องการส่งข้อความถึงโดยตรงเปรียบได้การเขียนข้อความว่า
กรุณาส่ง ส่งถึง หรือเรียน แล้วตามด้วยชื่อของผู้รับที่ต้องการส่งบนหน้าซองจดหมาย
–Cc ย่อมากจาก Carbon
Copy หมายถึง ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือการสำเนาส่งซึ่งผู้รับที่มีรายนามและที่อยู่ของ
E-mail ที่กรอกอยู่ในช่องTo ทุกประการ
แต่จะแตกต่างกันคือ ผู้รับไม่จำเป็นต้องตอบกลับ และไม่ต้องปฎิบัติตาม เพราะEmail ฉบับนี้เป็นเพียงแค่สำเนาที่ต้องการแจ้งให้ทราบเพียงเท่านั้น
–Bcc ย่อมากจาก Blind
Carbon Copy หมายถึง E-mail
ที่กรอกอยู่ในช่อง
Bcc จะได้รับข้อความที่เหมือนกับในช่อง
To และ Cc จะไม่เห็น E-mail ในช่องนี้
กรณีของการส่งอีเมลไปถึงผู้อื่นโดยกรอกที่อยู่ในช่องCcนี้
มีความสำคัญและเป็นข้อผิดพลาดของการสื่อสารภายในองค์กรที่พบบ่อยในปัจจุบัน
โดยเฉพาะอย่างยิ่งการโต้ตอบหรือการปฏิบัติตาม ผู้ส่งอีเมลจะกรอกตามใจต้องการไม่ได้
เพราะอาจสร้างความสับสนในขณะเดียวกันผู้รับก็ต้องเข้าใจว่าหากมีอีเมลมาถึงและชื่อของเราอยู่ในช่องCc ก็ให้รับทราบเพียงเท่านั้น
ตัวอย่าง
ข้อผิดพลาดในการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
บริษัทแห่งหนึ่งกำหนดจัดสัมมนาพนักงานใหม่ที่ต่างจังหวัด
จึงส่งอีเมลถึงพนักงานใหม่ทุกคนด้วยการพิมพ์รายชื่อและที่อยู่ของพนักงานใหม่ใส่ช่อง
To นอกจากนี้ยังได้สำเนาหรือส่งอีเมลเรื่องเดียวกันไปยังผู้เกี่ยวข้อง
ได้แก่ หัวหน้าฝ่าย
และเจ้าหน้าที่เพื่อให้ทราบว่าในช่วงเวลาดังกล่าวหน่วยงานจะมีการจัดสัมมนาพนักงานใหม่ที่ต่างจังหวัด
ผู้ส่งตั้งใจว่าการสำเนาส่งถึงหัวหน้าฝ่ายของพนักงานใหม่นี้จะเป็นการช่วยให้หัวหน้าได้ทราบเรื่องและติดตามตรวจสอบ
หรือให้ข้อมูลแก่พนักงานใหม่ในกรณีที่มีกรณีที่มีปัญหาหรือข้อสงสัย
ส่วนการส่งไปให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องนั้นเป็นเพียงการประชาสัมพันธ์ภายในให้ทราบข่าวความเคลื่อนไหวของหน่วยงาน
ปรากฏว่าก่อนจัดการสัมมนา๑อาทิตย์
ผู้จัดต้องรับโทรศัพท์และตอบคำถามกับเจ้าหน้าที่ที่โทรมาสอบถามรายละเอียดการเดินทาง
การเตรียมตัว และกิจกรรมมากมาย บางท่านโทรศัพท์มาต่อว่าว่าทำงานอย่างไร
ขาดความพร้อม ทำไมไม่ให้ข้อมูลที่ชัดเจน
จึงต้องเสียเวลาอธิบายและชี้แจงอยู่หลายครั้ง
เมื่อถึงเช้าวันเดินทางขณะที่ทุกคนกำลังขึ้นรถ หัวหน้าฝ่าย๒-๓คน
ได้ถือกระเป๋าเดินทางมารอขึ้นรถ
เพราะเข้าใจว่าตนเองต้องไปด้วยซึ่งหากแก้ปัญหาเฉพาะหน้าให้หัวหน้าฝ่ายไปด้วยย่อมหมายถึงงบประมาณที่ต้องเสียเพิ่มทั้งค่าอาหาร
ที่พัก และการจัดที่นั่งบนรถ
หรือหากไม่ยอมให้หัวหน้าฝ่ายไปด้วยข้อจำกัดเรื่องงบประมาณ
ย่อมหมายถึงปัญหาใหญ่ที่จะตามมาหรือความขุ่นเคืองและความขัดแย้ง
ดังนั้น
ก่อนการส่งอีเมลทุกครั้งผู้รับทุกคนจะต้องแน่ใจว่าเรื่องที่ส่งมีความเกี่ยวข้องกับใครบ้าง
อย่างไร หรือมิฉะนั้นก็ควรเขียนอีเมล๒ฉบับ
เนื้อความแตกต่างกันระหว่างผู้รับโดยตรงกับผู้เกี่ยวข้องเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้
๒)แนวทางการใช้ภาษาเพื่อการเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
๑.เริ่มต้นด้วยการทักทาย เช่น
สวัสดีครับ สวัสดีค่ะ ให้สำหรับผู้รับที่เป็นเพื่อนรุ่นเดียวกันกับเราหรือรุ่นน้อง
หรือบุคคลทั่วไปที่ไม่สนิทสนมคุ้นเคย ไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว ใช้คำว่าเรียน
ตามด้วยชื่อ นามสกุลจริง ของผู้รับในกรณีที่เป็นทางการหรือส่งถึงผู้ใหญ่
๒.หากเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับในครั้งแรก
ควรแนะนำว่าตนเองเป็นใคร บอกชื่อ ชื่อสถาบันหรืองานที่กำลังทำ
ความเกี่ยวข้องของเรื่องที่กำลังสื่อสารหรือผู้รับสาร
๓.เขียนเนื้อหาให้ตรงประเด็น
หากต้องการสอบถามรายละเอียด ควรมีส่วนอ้างอิ้งแหล่งข้อมูล
เนื้อหาควรเป็นเรื่องเดียวกันกับหัวข้อที่ตั้งไว้ เรียบเรียง
และลำดับประเด็นให้ชัดเจนบอกวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
สิ่งที่หวังจะให้ปฏิบัติหรือดำเนินการ
๔.สรุปจบไม่ลืมที่จะกล่าวขอบคุณในความช่วยเหลือ
ขอบพระคุณในความกรุณา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น