การเขียนผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ : Twitter

๒.๓ ทวิตเตอร์ (Twitter)

ทวิตเตอร์(Twitter) เป็นบริการเครือข่ายสังคมออนไลน์ประเถทไมโครบล็อก โดยผู้ใช้สามารถส่งข้อความยาวไม่เกิน๑๔๐ตัวอักษรว่าตนเองกำลังทำอะไรอยู่หรือทวีต(tweet-เสียงนกร้อง) ทวิตเตอร์ก่อตั้งโดย แจ็ก คอร์ซีย์ (Jack Corsey), บิซสโตน (Biz Stone) และอีวาน วิลเลียมส์ (Evan Willaims) ข้อความอัพเดตที่ส่งเข้าไปยังทวิตเตอร์จะแสดงอยู่บนเว็บเพจของผู้ใช้และผู้ใช้คนอื่นๆสามารถเลือกรับข้อความเหล่านี้ทางเว็บไซต์ทวิตเตอร์ อีเมล เอสเอ็มเอส เมสเสจเจอร์ (IM), RSS,หรือผ่านโปรแกรมเฉพาะอย่าง Twitterfic,Twhirl

๑)แนวทางการใช้งานทวิตเตอร์ การโพสต์ข้อความในทวิตเตอร์ มักเรียกสั้นๆว่าทวิต(tweet) โดยจะโพสต์กี่ครั้งต่อวันก็ได้ วิธีการโพสต์ข้อความในทวิตเตอร์ สรุปได้ดังนี้

๑.เข้าไปที่เว็บ http://www.twitter.com

 

๒.คลิกที่ปุ่มSign in จากนั้นให้ใส่ username (ชื่อทวิตเตอร์ของเรา) ตามด้วยรหัสผ่าน=>คลิกปุ่ม Sign in

ในกรณีที่ยังไม่มีบัญชีของทวิตเตอร์ ผู้สนใจสามารถเข้าร่วมเครือข่ายทางสังคมประเภทนี้ได้ โดยการสมัครผ่าน www.twitter.com

๒)แนวทางการใช้ภาษาเขียนข้อความผ่านทวิตเตอร์

๑.การทำหน้าที่สื่อของทวิตเตอร์จะคล้ายการประกาศ แจ้ง บอกข่าว ดังนั้นก่อนการเขียนข้อความทุกครั้ง ควรคำนึงว่าอาจเป็นการรบกวนผู้อื่นที่ติดตามอ่านอยู่ หรืออาจใช้กฎพื้นฐานเหมือนกับการเขียนหรือสร้างเนื้อหาบนอินเทอร์เน็ต กล่าวคือ ข้อความ เรื่องราว รูปภาพ วิดีโอ หรือสิ่งใดก็ตามที่ไม่อยากให้รับรู้โดยทั่วกัน ไม่ควรเขียนหรือเผยแพร่

 

๒.ไม่ควรใช้ความเป็นเพื่อนกับความเป็นลูกค้าปะปนกันในบางกรณี เพราะมีผู้ใช้บางคนทวิตข้อความโฆษณา ประชาสัมพันธ์ ประกาศ หรือทำการตลาดแฝงอยู่ในทวิตเตอร์และกลายเป็นการรบกวนผู้ที่ติดตามอยู่

๓.ไม่ควรสมัครบัญชีทวิตเตอร์ไว้หลายบัญชีจนเกินไป อาจจะแยกระหว่างบัญชีส่วนตัวกับบัญชีเรื่องงาน แต่ไม่ควรสมัครเพื่อเป็นการสร้างกระแสและไม่ควรตั้งชื่อเป็นชื่อบุคคลที่มีชื่อเสียง เพราะนอกจากจะเป็นการสร้างความเสียหายให้กับบุคคลผู้นั้นแล้วยังอาจทำให้เกิดความวุ่นวายตามมาภายหลัง

๔.ไม่ควรตอบกลับข้อความโดยไม่อ่าน ตอบข้อความอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่กำลังสนทนากันอยู่ ทำให้คนอื่นเสียเวลา

๕.หากเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องเร่งด่วน ควรติดต่อเป็นการส่วนตัว

๖.กรณีที่ไม่พอใจบุคคลหรือเรื่องที่ผู้อื่นทวิตก็ควรเลือก Unfollow แทนการวิพากษ์วิจารณ์ตอบโต้หรือว่ากล่าว

-ช่องสำหรับผู้ใช้ทวิตข้อความเพื่อแสดงสถานะของตน ความคิดเห็น อารมณ์ ความรู้สึก เป็นต้น โดยมีความยาวไม่เกิน๑๔0ตัวอักษร

Reply เมื่อมีการตอบกลับหรือแสดงความคิดเห็นของเรา ต่อทวิตของผู้อื่นซึ่งกำหนดความยาวไว้ที่๑๔0ตัวอักษร ควรระมัดระวังการใช้ภาษาเพื่อการแสดงความคิดเห็นเช่นกัน

๗.เมื่อต้องการสื่อสารกับผู้ที่อยู่ในฐานะสูงกว่าหรือในโอกาสที่เป็นทางการ กึ่งทางการ ไม่ว่าจะเป็นคำขึ้นต้น การเชื่อมความ คำลงท้าย หรือคำที่ใช้สำหรับแสดงความคิดเห็นมีตัวอย่างคำที่แนะนำดังนี้

คำพูดเริ่มต้น

มีประเด็นที่ดิฉันอยากเสนอให้…พิจารณา คือ

มีเรื่องที่จะแจ้งเพื่อทราบ คือ

มีส่วน/กรณีที่อยากให้…ลองทบทวน

สิ่งที่สำคัญคือ…

เรื่องที่จะนำเสนอในวันนี้ เริ่มต้นที่…

ตัวอย่าง

๑.มีประเด็นที่ฉันอยากเสนอให้สมาชิกชมรมคนรักต้นไม้พิจารณา คือ…

๒.สิ่งที่สำคัญคือ ชีวิตทุกชีวิตเริ่มต้นจากความไม่เหมือนกัน มนุษย์เลือกเกิดไม่ได้ แต่เราเลือกที่จะเป็นได้…

คำพูดขยายความ

ยกตัวอย่างเช่น

-ได้แก่            -คือ

-หมายถึง         -มีเหตุการณ์หนึ่งคือ

-มีอยู่ตอนหนึ่ง    -มีอยู่ช่วงหนึ่ง

-อาทิ…..เป็นต้น

ตัวอย่าง

๑.คุณสามารถหาตัวอย่างประกอบได้มากมายจากเว็บไซต์ ยกตัวอย่างเช่น วิกิพีเดีย กูเกิล หรือสถาบันการศึกษาต่างๆ

๒.รายชื่อผู้โชคดีที่ได้รับรางวัลจากการสุ่มแบบง่ายๆ ได้แก่ คุณนก คุณน้อยและคุณหน่อย

๓.ของรางวัลที่ทุกท่านจะได้รับคือไอโฟน๔

๔.การแชร์หมายถึงการแบ่งปันข้อมูลข่าวสารหรือเรื่องราวไปสู่ผู้อื่น

๕.วิธีการติดต่อสามารถทำได้หลายช่องทาง อาทิ โทรศัพท์ ส่งจดหมายทางไปรษณีย์ อีเมล หรือ sms เป็นต้น

คำพูดเพื่อเชื่อมความ

-และแล้ว         -จากนั้น

-ทำให้            -เป็นสาเหตุของ

-เสร็จแล้ว        -ต่อไปก็คือ

-และ             -จึงทำให้

-เพราะฉะนั้น    -หรือจะเป็น

ตัวอย่าง

และแล้วความจริงก็ปรากฏ เมื่อเขาและเพื่อนพบว่าข้อความต่างๆที่มีคนแอบอ้างชื่อพวกเขาไปโพสต์ไว้ในห้องสนทนาออนไลน์เป็นสาเหตุของความเข้าใจผิดทำให้เธอไม่พูดกับเขาไปหลายวันเพราะฉะนั้นเขาต้องรีบชี้แจงเธอ จากนั้นควรจะจัดการกับเรื่องที่ถูกแอบอ้างชื่อ

คำพูดเพื่อจบความ

-ท้ายที่สุดนี้

-สุดท้ายนี้

-ในประเด็นสุดท้ายคือ

-สิ่งที่อยากจะฝากไว้

-ขอทิ้งท้ายด้วยคำกล่าวที่ว่า

-บทสรุปของเรื่อง/เหตุการณ์นี้

-ในโอกาสนี้

-และในที่สุด

-ดังนั้น

-ด้วยเหตุนี้

ตัวอย่าง

ท้ายที่สุดนี้ผมอยากจะบอกกับทุกๆคน ว่าผมรู้สึกดีมากที่เพื่อนๆหลายคนส่งข้อความมาให้กำลังใจและในที่สุดมิตรภาพก็เป็นพลังอันยิ่งใหญ่ให้ผมก้าวข้ามผ่านปัญหาต่างๆไปได้อีกครั้ง สิ่งที่อยากจะฝากไว้ก็คือคำตอบขอบคุณเพื่อนทุกคนที่เข้ามาให้กำลังใจ ทุกความคิดเห็นและข้อแนะนำที่มีค่า ขอทิ้งท้ายกระทู้นี้ด้วยคำกล่าวของวิลเลียม เชกสเปียร์ ที่ว่า ไม่กล้า ก็ไม่มีวันเดินหน้า ดังนั้น ผมจะเดินหน้าต่อไปด้วยความกล้าที่ทุกคนส่งกำลังใจมาให้ผมคับ

ประโยคที่ใช้สำหรับการแสดงความคิดเห็นทั่วๆไป ไม่เห็นด้วยหรือคัดค้าน

-ผม/ดิฉันคิดว่า

-ผม/ดิฉันเห็นว่า

-ผม/ดิฉันว่า

-ผม/ดิฉันมองว่า

-ผม/ดิฉันขอแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับ…

-ผม/ดิฉันมีความเห็นในเรื่องนี้ว่า…

-ในกรณีนี้ ผม/ดิฉันมีความเห็นว่า

-ผม/ดิฉันไม่ได้ปฏิเสธแต่จะขอให้ความคิดเห็นเพิ่มเติมคือ…

ประโยคที่ใช้สำหรับการแสดงความคิดเห็นในเชิงสนับสนุน

-ผม/ดิฉันเห็นด้วยกับความคิดที่ว่า

-ผม/ดิฉันขอสนับสนุนประเด็นที่ว่า

-ผม/ดิฉันมีความเห็นไปในทางเดียวกันกับคุณ…ที่มองว่า…

-ผม/ดิฉันไม่ปฏิเสธว่า

-ผม/ดิฉันค่อนข้างเห็นด้วย

-ผม/ดิฉันเห็นด้วยทีเดียว/จริงๆ/เหลือเกิน/อย่างยิ่ง

ประโยคที่ใช้สำหรับการแสดงความคิดเห็นในเชิงปฏิเสธหรือโต้แย้ง

-ผม/ดิฉัน เกือบเห็นด้วยในทุกประเด็นที่กล่าวมา เว้นแต่ในประเด็นเรื่อง…

-ผม/ดิฉันอาจจะเห็นไปอีกทางหนึ่งคือ…

-ผม/ดิฉันขอแสดงมุมมองที่ต่างออกไปอีกทางหนึ่ง

-ผม/ดิฉันไม่ค่อยเห็นด้วยนักถ้าเราจะมองว่า…

-ผม/ดิฉันว่าไม่ใช่ความคิดที่ดีนักหากเราจะเชื่อว่า/ยึดว่า/ถือว่า…

-ผม/ดิฉันเห็นด้วยในบางประเด็น/ไม่ได้เห็นด้วยทั้งหมด

ประโยคที่ใช้สำหรับการโต้แย้งแบบกลางๆ (หลีกเลี่ยงการตัดสินใจเลือกทางใดทางหนึ่งหรือข้างใดข้างหนึ่ง)

-น่าจะ            -อาจจะ

-เป็นไปได้ว่า      -ส่วนใหญ่แล้ว

-มีบางส่วน…      -มีบ้างเหมือนกันที่

-มองในภาพรวมนั้น

ตัวอย่าง

๑.กระโปรงสีเขียวตัวนี้น่าจะดีกว่าตัวนั้นไหม

๒.ถ้าไม่ติดธุระอะไรก็อาจจะไป

๓.ข่าวลือที่ออกมาเป็นไปได้ว่ามีการเข้าใจที่คลาดเคลื่อน

๔.ส่วนใหญ่แล้วคนที่ใช้เฟซบุ๊กคือชนชั้นกลางในสังคมเมือง

๕.มีบางส่วนที่น่าจะไม่เห็นด้วยกับนโยบายนี้

๖.มีบ้างเหมือนกันที่บางครั้งไม่อยากรับเพื่อนกับคนที่ตั้งชื่อแปลกๆและใส่รูปแปลกๆแทนตัวเอง

๗.การใช้ภาษาในทวิตเตอร์มองในภาพรวมนั้นเป็นการถามแบบไม่ต้องการคำตอบแบบเป็นจริงเป็นจัง

การเขียนผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ : Facebook

   ๒.๒ เฟซบุ๊ก (Facebook)

เฟซบุ๊ก (Facebook) เป็นบริการเครือยข่ายสังคมและเว็บไซต์เปิดใช้งานเมื่อ๔กุมภาพันธ์ค.ศ.๒00๔ เฟซบุ๊กมีผู้ใช้ประจำ ๕00 ล้านบัญชี ซึ่งผู้ใช้สามารถสร้างข้อมูลส่วนตัว เพิ่มรายชื่อผู้ใช้อื่นในฐานะเพื่อนและแลกเปลี่ยนข้อความ รวมถึงได้รับแจ้งโดยทันทีเมื่อบุคคลที่ติดต่อด้วยปรับปรุงข้อมูลส่วนตัว นอกจากนั้นผู้ใช้ยังสามารถรวมกลุ่มความสนใจส่วนตัว จัดระบบตามสถานที่ทำงาน โรงเรียน มหาวิทยาลัย หรืออื่นๆ เฟซบุ๊กอนุญาตให้บุคคลทั่วไปเข้าสมัครลงทะเบียนกับเฟซบุ๊กโดยต้องมีอายุมากกว่า๑๓ปีขึ้นไป

จากการศึกษาของเว็บไซต์ คอมพีต.คอม (compete.com) เมื่อเดือนมกราคม ค.ศ.๒00๙ พบว่าเฟซบุ๊กเป็นบริการเครือข่ายสังคมที่มีผู้ใช้บริการมากที่สุด รองลงมาคือมายสเปซ ซึ่งเอ็นเตอร์เทนเมนต์วีกลีจัดให้เฟซบุ๊กอยู่ในรายชื่อของสิ่งที่ดีที่สุดในสิ้นทศวรรษ

๑)แนวทางการใช้งานเฟซบุ๊ก ผู้สนใจที่จะเข้าร่วมเครือข่ายทางสังคมประเภทนี้สามารถปฏิบัติตามแวทางได้ ดังนี้

๑.เข้าไปที่ www.facebook.com จากนั้นจะมีช่องให้สำหรับกรอกข้อมูลการสมัครเบื้อง้ตน ไม่ว่าจะเป็นชื่อ นามสกุล (Full name) อีเมล (ให้สำหรับยืนยันในการเปิดใช้บริการครั้งแรก) เพศ วัน เดือน ปีเกิด รหัสผ่าน ตามลำดับ จากนั้นกดปุ่ม ลงทะเบียน

๒.เมื่อกดปุ่มแล้วมีหน้าจอสำหรับใส่รหัส ให้พิมพ์เหมือนกับในช่องที่มีตัวอักษร เมื่อใส่เสร็จแล้วกดปุ่ม Log in หรือเข้าสู่ระบบ

๓.ระบบจะแจ้งว่า ให้ตรวจสอบอีเมลที่ได้ลงทะเบียนเอาไว้

๔.เมื่อเปิดอีเมลที่ทาง Facebook ส่งมาให้แล้ว ให้คลิกที่ลิงก์ที่อยู่ในอีมเลนั้นเพื่อยืนยันสถานการณ์ลงทะเบียน จากนั้นจะมาที่หน้าจอสำหรับค้นหาเพื่อนจากอีเมล ซึ่งหากใช้อีเมลของฮอตเมล (hotmail)สมัคร สามารถค้นหาว่าเพื่อนคนไหนที่เล่น Facebook บ้าง แต่หากใช้อีเมลอื่นให้คลิกที่คำว่า Find people you instant message คลิกที่คำว่า Skip step ที่อยู่ทางด้านมุมขวาล่างหากต้องการข้ามขั้นตอน

๕.ขั้นตอนต่อมาเป็นขั้นตอนสำหรับใส่ประวัติการศึกษา สามารถเลือกชื่อสถานที่ศึกษา ปีที่สำเร็จการศึกษา ซึง่ต่อมาระบบจะค้นหารายชื่อเพื่อนๆให้โดยอัตโนมัติ

๖.ขั้นตอนสุดท้ายให้เลือกประเทศ เมือง หรือจังหวัด เพื่อระบบจะช่วยค้นหารายชื่อผู้เล่น Facebook ในประเทศนั้นให้

๗.เมื่อทำตามขั้นตอนต่างๆเรียบร้อยแล้ว ก็มาที่หน้าแรกของ facebook ซึ่งในตอนแรกยังคงเป็นหน้าว่างๆให้คลิกที่Profile จากนั้น ให้คลิกคำว่า Add photos ซึ่งสามารถสร้างอัลบั้มต่างๆเองได้ รวมไปถึงกำหนดสิทธิ์ได้ว่าอนุญาตให้ใครดูอัลบั้มรูปของเราได้บ้าง หากคอมพิวเตอร์มีกล้องเว็บแคมก็สามารถถ่ายรูป แล้วอัพโหลดขึ้น Facebook ได้ทันที โดยให้คลิกที่คำว่า Take a photo หากต้องการใช้รูปที่มีอยู่แล้วในคอมพิวเตอร์ ให้คลิกที่คำว่า Post a photo แล้วกดปุ่ม Browse เพื่อเลือกรุปที่อยู่ในคอมพิวเตอร์นั้นๆ สุดท้ายให้กดปุ่ม Post การสร้างรูปโปรไฟล์ (Profile) สามารถกระทำได้ด้วยวิธีการที่ไม่ยุ่งยากเริ่มแรกให้เข้าไปที่หน้าแรก จากนั้นใต้รูปจะมีคำว่า Upload Profile Picture และ Take a webcam picture หากต้องการรูปที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ให้คลิกที่คำว่า Upload Profile Picture จากนั้นให้กดปุ่ม Browse เพื่อเลือกรูปที่ต้องการเป็นรูปโปรไฟล์

๘.การเขียนบันทึกให้เพื่อนๆได้อ่านหรือเก็บไว้เตือนความจำ ผู้ใช้สามารถเขียนเรื่องราวความทรงจำ ความประทับใจ โดยใกล้ๆคำว่า add video จะมีคำว่า write note ให้คลิกที่คำนี้ จากนั้นจะมีช่องสำหรับใส่ชื่อเรื่อง (title) และเนื้อหา (body) เมื่อเขียนเสร็จเรียบร้อย ให้กดปุ่ม post แต่ถ้าในกรณีที่มีบัญชีทางเฟซบุ๊กอยู่แล้ว ผู้ใช้สามารถเข้าไปได้ที่ www.facebook.com มุมขวาบนมือจะมีช่องให้กรอกอีเมล (ซึ่งเป็นอีเมลที่ใช้สำหรับการสมัคร) กรอกรหัสผ่าน กดปุ่มเข้าสู่ระบบ ก็จะสามารถใช้งานบนเครือข่ายสังคมออนไลน์ประเภทนี้ได้

๒)แนวทางการใช้ภาษาเขียนข้อความผ่านเฟซบุ๊ก

๑.หากเป็นเรื่องส่วนตัวควรใช้วิธีส่งข้อความทางแมสเสจ (message) แทนการเขียนไว้หรือโพสต์บนวอลล์ (wall) ซึ่งบุคคลอื่นสามารถรับรู้และอาจเกิดความเข้าใจในผู้ส่งสารผิดได้

๒.คิดให้รอบคอบทุกครั้งว่าสิ่งที่เขียน จะทำให้ผู้อื่นเข้าใจผิด พาดพิง อ้างถึง หรือก่อให้เกิดความไม่สบายใจหรือไม่

๓.หากเป็นเรื่องเร่วด่วน หรือมีความสำคัญควรใช้การติดต่อช่องทางอื่น เช่น โทรศัพท์ เพราะอาจสะท้อนถึงความไม่ทุกข์ร้อนหรือไม่ใส่ใจของผู้ส่งสาร เพราะในบางครั้งผู้รับสารอาจไม่ได้มีเวลามาเปิดเฟซบุ๊กของตนทำให้ผู้ส่งสารสูญเสียประโยชน์ได้

-ช่องสำหรับการเขียนข้อความแสดงความคิดเห็นของตนเองที่มีต่อสถานะของผู้อื่น

 

-ช่องสำหรับการโพสต์ข้คอวาม เพื่อแสดงสถานะของตน ซึ่งทั้งสองตำแหน่งข้างต้น ผู้ที่เขียนข้อความจะต้องใช้วิจารณญาณในการคิดใคร่ครวญ ไตร่ตรองที่จะเขียนลงไป เพราะบางข้อความที่เขียนลงไปอาจก่อให้เกิดความเสียหายแก่ผู้ที่เกี่ยวข้องและผู้ส่งสารได้ในภายหลัง

๔.ไม่ควรเขียนแสดงความคิดเห็น หรือการโพสต์คอมเมนต์บ่อยเกินไปหรือทุกกรณีจนอาจทำให้ผู้อื่นเกิดความเข้าใจผิดว่าเรากำลังเผ้าติดตามชีวิตของผู้อื่น

๕.การส่งข้อความด้วยภาษาเขียน ควรเลือกใช้คำที่แปลความหมายได้อย่างตรงไปตรงมา ไม่ควรใช้ถ้อยคำที่มีความหมายแฝง สำนวนภาษาที่อาจทำให้ผู้รับสารตีความเป็นอย่างอื่นซึ่งอาจสร้างความเสียหายให้แก่ผู้ส่งสารหรือผู้เกี่ยวข้องได้ในภายหลัง

๖.ไม่ควรเขียนอัพเดต(update) สถานะของตนเองมากเกินไป ควรเลือกเฉพาะสิ่งที่น่าสนใจมาแบ่งปันสู่ผู้อื่น

๗.หลีกเลี่ยงการวิพากษ์วิจารณ์แต่เฉพาะในด้านลบ ว่ากล่าว ตำหนิ หรือใช้ถ้อยคำรุนแรงในการแสดงความคิดเห็น โดยเฉพาะเรื่องของผู้อื่น หรือเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนต่อความรู้สึก

๘.หลีกเลี่ยงการส่งต่อจดหมายลูกโซ่หรือส่งภาพ แบ่งปันข้อความที่อาจไปรบกวนผู้อื่น

การใช้ภาษาเขียน สื่อสารผ่านสื่ออินเทอร์เน็ต เป็นสิ่งที่ผู้ส่งสารจะต้องใช้วิจารณญาณ ใคร่ครวญ ไตร่ตรองอย่างถี่ถ้วน เพราะเมื่อใดที่กดปุ่มEnter ข้อความเหล่านี้จะเผยแพร่สู่สาธารณชนในทันที และอาจไปสร้างความรู้สึกขุ่นเคืองใจ เข้าใจผิด ให้กับผู้ที่พาดพิงถึงจนอาจกลายเป็นปัญหาเหมือนที่ปรากฏให้เห็นในปัจจุบัน เช่น การฟ้องร้องหมิ่นประมาท เป็นต้น

การเขียนผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ : จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล(e-mail)

  ๒.๑จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล(e-mail)

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ อีเมล คือวิธีการติดต่อสื่อสารด้วยตัวหนังสือโดยการส่งข้อมูลในรูปของสัญญาณข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์แทนการส่งจดหมายแบบกระดาษ อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นได้ทั้งจากคน๑คน สู่คนอีก๑คน และจากคน๑คนสู่คนอีกหลายคน ดังนั้น รูปแบบและเนื้อหาของข้อความที่สื่อสารจึงมีทั้งความเป็นส่วนตัว เรื่องส่วนบุคคล และเรื่องสาธารณะ

ผู้ที่จะส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรืออีเมลจะต้องมีที่อยู่ในอินเทอร์เน็ตหรือเรียกทับศัพท์ว่าอีเมลแอดเดรส (E-mail address) ซึ่งเป็นทีอยู่หรือการบอกตำแหน่งของผู้ส่งและผู้รับว่าอยู่ที่ไหนเช่น bpim@hotmail.com โดยอีเมลแอดเดรส จะประกอบด้วย ส่วนสำคัญดังนี้

-ชื่อบัญชีสมาชิกของผู้ใช้เรียกว่า user name อาจให้ชื่อจริง ชื่อเล่น หรือชื่อองค์กร ก็ได้

-เครื่องหมาย@ (at sign) เป็นที่อยู่ของอินเทอร์เน็ตเซิร์ฟเวอร์ที่ผู้ใช้ ต้องสมัครเป็นสมาชิกอยู่

-รหัส บอกประเภทขององค์กร

สำหรับสหัสที่บอกประเภทขององค์กรที่ปรากฏในปัจจุบัน เช่น .co.th โดยที่ .co หมายถึง commercial เป็นบริการเกี่ยวกับการค้า ส่วน.th หมายถึง Thailand อยู่ในประเทศ นอกจากนี้ยังมีรหัสอื่นๆ สำหรับบอกประเภทขององค์กร ได้แก่

.com = commercial หมายถึง บริการด้านการศึกษา

.edu = education หมายถึง สถานศึกษา

.org = organization หมายถึง องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร

.gov = government หมายถึง หน่วยงานรัฐบาล

.net = network หมายถึง หน่วยงานบริการเครือข่าย

เว็บไซต์ที่ใช้รหัสบอกประเภทองค์กรต่างๆ ได้แก่

www.hotmail.com, www.xoopsthai.net, www.mitclub.net

www.pir.org, www.chumbhot-pantip.org

www.thaigov.net

www.chla.ac.th

๑)แนวทางการใช้งานจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ผู้เขียนสามารถทำได้หลายวิธี เช่น พิมพ์ข้อความต่างๆ ลงไปในกล่องข้อความ หรือแนบเอกสารเพิ่มเติมลงไป ทั้งนี้มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้

๑.ผู้เขียนจะต้องพิมพ์อีเมลแอดเดรสของผู้ที่เราจะส่งไปถึงในช่องสำหรับผู้รับ

๒.กรณีที่ต้องการจะส่งอีเมลไปหาหลายๆคนในเวลาเดียวกันให้พิมพ์อีเมลแอดเดรสของคนเหล่านั้นในช่อง Cc: (Carbon Copy) คั่นด้วยเครื่องหมายเซมิโคลอน (;) จนครบตามจำนวนที่ต้องการ

๓.พิมพ์ข้อความที่เป็นหัวเรื่องในช่อง Subject ไม่ควรส่งอีเมลแบบไม่มีชื่อเรื่องไป

๔.พิมพ์ข้อความที่ต้องการส่งไปเมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จแล้วสามารถส่งอีเมลได้ทันทีโดยคลิกที่ปุ่ม send ทั้งนี้จะต้องมีการเชื่อมต่อสัญญาณอินเทอร์เน็ตเรียบร้อยแล้ว

๕.หากต้องการส่งข้อความอื่นๆที่มีขนาดยาวหรือมีภาพประกอบซึ่งทำจากโปรแกรมวาดภาพ ก็สามารถส่งไปพร้อมกับอีเมลได้โดยใช้วิธีการแนบไฟล์ คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Attach ไปกับอีเมล

–To หมายถึง ผู้รับซึ่งผู้เขียนต้องการส่งข้อความถึงโดยตรงเปรียบได้การเขียนข้อความว่า กรุณาส่ง ส่งถึง หรือเรียน แล้วตามด้วยชื่อของผู้รับที่ต้องการส่งบนหน้าซองจดหมาย

–Cc ย่อมากจาก Carbon Copy หมายถึง ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือการสำเนาส่งซึ่งผู้รับที่มีรายนามและที่อยู่ของ E-mail ที่กรอกอยู่ในช่องTo ทุกประการ แต่จะแตกต่างกันคือ ผู้รับไม่จำเป็นต้องตอบกลับ และไม่ต้องปฎิบัติตาม เพราะEmail ฉบับนี้เป็นเพียงแค่สำเนาที่ต้องการแจ้งให้ทราบเพียงเท่านั้น

–Bcc ย่อมากจาก Blind Carbon Copy หมายถึง E-mail ที่กรอกอยู่ในช่อง Bcc จะได้รับข้อความที่เหมือนกับในช่อง To และ Cc จะไม่เห็น E-mail ในช่องนี้

กรณีของการส่งอีเมลไปถึงผู้อื่นโดยกรอกที่อยู่ในช่องCcนี้ มีความสำคัญและเป็นข้อผิดพลาดของการสื่อสารภายในองค์กรที่พบบ่อยในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการโต้ตอบหรือการปฏิบัติตาม ผู้ส่งอีเมลจะกรอกตามใจต้องการไม่ได้ เพราะอาจสร้างความสับสนในขณะเดียวกันผู้รับก็ต้องเข้าใจว่าหากมีอีเมลมาถึงและชื่อของเราอยู่ในช่องCc ก็ให้รับทราบเพียงเท่านั้น

ตัวอย่าง ข้อผิดพลาดในการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

บริษัทแห่งหนึ่งกำหนดจัดสัมมนาพนักงานใหม่ที่ต่างจังหวัด จึงส่งอีเมลถึงพนักงานใหม่ทุกคนด้วยการพิมพ์รายชื่อและที่อยู่ของพนักงานใหม่ใส่ช่อง To นอกจากนี้ยังได้สำเนาหรือส่งอีเมลเรื่องเดียวกันไปยังผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ หัวหน้าฝ่าย และเจ้าหน้าที่เพื่อให้ทราบว่าในช่วงเวลาดังกล่าวหน่วยงานจะมีการจัดสัมมนาพนักงานใหม่ที่ต่างจังหวัด ผู้ส่งตั้งใจว่าการสำเนาส่งถึงหัวหน้าฝ่ายของพนักงานใหม่นี้จะเป็นการช่วยให้หัวหน้าได้ทราบเรื่องและติดตามตรวจสอบ หรือให้ข้อมูลแก่พนักงานใหม่ในกรณีที่มีกรณีที่มีปัญหาหรือข้อสงสัย ส่วนการส่งไปให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องนั้นเป็นเพียงการประชาสัมพันธ์ภายในให้ทราบข่าวความเคลื่อนไหวของหน่วยงาน ปรากฏว่าก่อนจัดการสัมมนา๑อาทิตย์ ผู้จัดต้องรับโทรศัพท์และตอบคำถามกับเจ้าหน้าที่ที่โทรมาสอบถามรายละเอียดการเดินทาง การเตรียมตัว และกิจกรรมมากมาย บางท่านโทรศัพท์มาต่อว่าว่าทำงานอย่างไร ขาดความพร้อม ทำไมไม่ให้ข้อมูลที่ชัดเจน จึงต้องเสียเวลาอธิบายและชี้แจงอยู่หลายครั้ง เมื่อถึงเช้าวันเดินทางขณะที่ทุกคนกำลังขึ้นรถ หัวหน้าฝ่าย๒-๓คน ได้ถือกระเป๋าเดินทางมารอขึ้นรถ เพราะเข้าใจว่าตนเองต้องไปด้วยซึ่งหากแก้ปัญหาเฉพาะหน้าให้หัวหน้าฝ่ายไปด้วยย่อมหมายถึงงบประมาณที่ต้องเสียเพิ่มทั้งค่าอาหาร ที่พัก และการจัดที่นั่งบนรถ หรือหากไม่ยอมให้หัวหน้าฝ่ายไปด้วยข้อจำกัดเรื่องงบประมาณ ย่อมหมายถึงปัญหาใหญ่ที่จะตามมาหรือความขุ่นเคืองและความขัดแย้ง

ดังนั้น ก่อนการส่งอีเมลทุกครั้งผู้รับทุกคนจะต้องแน่ใจว่าเรื่องที่ส่งมีความเกี่ยวข้องกับใครบ้าง อย่างไร หรือมิฉะนั้นก็ควรเขียนอีเมล๒ฉบับ เนื้อความแตกต่างกันระหว่างผู้รับโดยตรงกับผู้เกี่ยวข้องเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

๒)แนวทางการใช้ภาษาเพื่อการเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

๑.เริ่มต้นด้วยการทักทาย เช่น สวัสดีครับ สวัสดีค่ะ ให้สำหรับผู้รับที่เป็นเพื่อนรุ่นเดียวกันกับเราหรือรุ่นน้อง หรือบุคคลทั่วไปที่ไม่สนิทสนมคุ้นเคย ไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว ใช้คำว่าเรียน ตามด้วยชื่อ นามสกุลจริง ของผู้รับในกรณีที่เป็นทางการหรือส่งถึงผู้ใหญ่

๒.หากเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับในครั้งแรก ควรแนะนำว่าตนเองเป็นใคร บอกชื่อ ชื่อสถาบันหรืองานที่กำลังทำ ความเกี่ยวข้องของเรื่องที่กำลังสื่อสารหรือผู้รับสาร

๓.เขียนเนื้อหาให้ตรงประเด็น หากต้องการสอบถามรายละเอียด ควรมีส่วนอ้างอิ้งแหล่งข้อมูล เนื้อหาควรเป็นเรื่องเดียวกันกับหัวข้อที่ตั้งไว้ เรียบเรียง และลำดับประเด็นให้ชัดเจนบอกวัตถุประสงค์ที่ต้องการ สิ่งที่หวังจะให้ปฏิบัติหรือดำเนินการ

๔.สรุปจบไม่ลืมที่จะกล่าวขอบคุณในความช่วยเหลือ ขอบพระคุณในความกรุณา